Как конвертировать список или таблицу из Ворда в Эксель

При конвертации данных из Word в Excel, вставка отдельных элементов в соответствующие ячейки таблицы займет много времени и сил. Существует ряд способов: через копирование списка или таблицы, предварительно отформатировав документ (исправив пунктуацию и перестроив элементы).

 

Конвертация списка

 

Как осуществляется преобразование документа? Импортируя данные в Ексель, приложение определяет размещение отдельных фрагментов информации в соответствующих ячейках таблицы, ориентируясь на заданные символы текста. Форматирование документа до начала импортирования позволит сократить объем работы вручную. Методика эффективна при работе с однотипными списками (адресами, телефонами, почтовыми ящиками и пр.).

 

До начала преобразования следует задать одинаковый формат всех фрагментов списка. Это позволит правильно передать данные.

 

Для разделения форматирующих знаков, нужно задать команду «Отобразить все знаки» в закладке «Главная» или использовать сочетание кнопок «Ctrl+Shift+*».

 

Обычно списки включают один абзац в конце строчек или между ними. Эти знаки послужат для размещения символов, используемых Ексель для разделения информации по табличным ячейкам.

 

Убрав абзацы между фрагментами списка можно избавиться от пустых строчек (при выполнении дальнейших действий потребуется их добавление):

 

• Многим удобно воспользоваться окном «Найти и изменить», нажав сочетание клавиш Ctrl+H.
• Ввести в поле поиска ^p^p (это значение 2-х абзацев в графе). При размещении фрагментов списка в одну сплошную строку, без использования пустых строчек между ними, потребуется команда ^p.
• В графе «Замена» предусмотрено указание разделительных знаков. Они не должны дублироваться в рассматриваемом файле. Так, многим удобно применять значок ~.
• Остается кликнуть по кнопке «Заменить все». Тогда все фрагменты списка будут объединены в единое целое, и связаны разделительными знаками (после отдельных фрагментов).
• Следует отделить элементы в соответствующие графы. После их отображения в последовательных строчках, нужно указать, какие фрагменты будут отображены в каждой графе. Так, если в 1-й строчке отображены имена, во второй – город, и в третьей – адрес, можно задать команду «Ctrl+H» и воспользоваться окном «Найти и сменить».
• Убрать знак ^p в графе «Найти».
• Заменить значок в графе «Замена» на запятую.
• Кликнуть по кнопке «Заменить все». Остальные абзацы заменят запятые, выделяющие каждые строчки в отдельные поля.
• Остается сменить разделяющие знаки.

 

Теперь данные будут иметь вид одной сплошной скочки, а ее элементы разделят запятые. Последний поиск и замена позволит вернуть элементам вид списка с отдельными фрагментами, отделенными запятыми.

 

• Нужно воспользоваться комбинацией Ctrl+H для открытия окна «Найти и заменить».
• В графе «Найти» ввести символ ~.
• В графе «Замена» указать ^p.
• Задать команду «Изменить все». Все фрагменты перечня будут представлены в виде отдельных групп с разделителями в виде запятых.

 

Сохранение документа производится, аналогично простому текстовому файлу:

 

• В закладке «Файл» требуется выбрать команду «Сохранить как».
• В предложенном списке меню следует указать «Тип файла» и задать «текст».
• Указать название документа и кликнуть по кнопке сохранения.
• При отображении окна «Преобразовать документ» нужно нажать по кнопке «OK».

 

Открыть документ через Ексель. Эта опция доступна после сохранения файла в текстовом формате.

 

• Перейти в закладку «Файл», команду «Открыть».
• Выбрать в предложенном списке «Все документы Ексель» и выбрать «Текстовые файлы».
• В «Мастере текстов» кликнуть по клавише «Далее».
• В перечне «Разделительных знаков» указать «Запятую». При предпросмотре можно посмотреть, как произойдет разделение фрагментов списка в таблице. Остается перейти по ссылке «Далее».
• Задать форматирование данных для отдельных колонок и кликнуть по ссылке «Готово».

 

Конвертация таблиц

 

Ниже предложена краткая инструкция по преобразованию таблиц Ворда в Ексель, она требует:

 

 

Создать таблицу и заполнить ее данными в Ворде. При наличии списка на странице, допускается его преобразование в таблицы с дальнейшим копированием и отправкой в Ексель:

 

• Выделить фрагмент для преобразования в таблицу.
• Выбрать закладку «Вставка», далее «Таблица».
• Остановиться на пункте «Преобразования в таблицы».
• В графе «Число столбцов» указать, сколько планируется строк. При разделении пустыми графами, следует добавить еще одну строчку и кликнуть по кнопке «OK».

 

 

• Проверить формат табличных данных, их правильную расстановку.

 

 

• Навести курсор на кнопку «+», отображенный слева в углу табличных данных. Нажать по кнопке и выделить всю таблицу.

 

 

• Использовать комбинацию клавиш «Ctrl+C» или команду «Копирования» в закладке «Главная».

 

 

• Открыть программу Ексель и навести мышку на ячейку, где будет вставка левой верхней ячейки скопированных данных.

 

 

• Нажать Ctrl+V для вставки скопированной информации.

 

 

• Разделить другие столбики. Исходя от типа импортируемой информации, возможно появление необходимости в дополнительной корректировке формата. Так, при импортировании адресов, названия городов и областей могут оказаться в одной ячейке.
• Для их автоматического разделения нужно выделить весь столик, кликнув по его заголовку.
• Открыть закладку «Данные» и задать команду «Текст по столбикам».
• Указать кнопку «Дальше» и в категории Символов, указать «Запятую». В приведенном примере регионы будут отделены от областей и пр.
• Для сохранения изменений нужно нажать кнопку «Готово».
• Выделить столбик для разделения разделить, и повторить аналогичную операцию, с указанием «Пробела» вместо запятой для разделения. Так можно отделить область от индекса.

 

Отзывы пользователей

 

Елена Кравец, 42 года, Новосибирск

Могу посоветовать 3 способа конвертации таблицы из Ворда в Ексель с сохранением формата, размера строк и шрифта.

1. В Excel: «Вставка» - «Обьект», в предложенном списке «Документ Ворд».
2. В Excel: «Вставка» - «Обьект» - из документа. Можно установить галку «Связь с файлом», в Word добавить строчки таблицы, а Excel подтянет.
3. В Ворде: «Правка» - «Копирование». В Excel: «Правка» - «Вставка». Затем подправить в Excel ширину и высоту табличных данных.

 

Анна Рогозина, 25 лет, Сочи

В дополнение к статье хочу сразу привести инструкцию, как транспортировать данные из Excel в Word:

• Нужно открыть таблицу, выделить фрагменты и скопировать их. Затем открыть Word, и разместить скопированные данные.
• Для корректного отображения данных рекомендуется заранее подготовить таблицу, выделить ее, и вставить данные. При некорректном размещении фрагментов следует воспользоваться средствами форматирования Word.

 

 

Галина Антонова, 31 год, Красноярск

Мне по работе часто приходится пользоваться таблицами и инструментом «Слияние».

 

 

Например, есть договора для подписи, и при подготовке новых документов приходится видоизменять отдельные фрагменты (номера, ФИО, наименования компаний и пр.). Ускорить редактирование и замену информации поможет кнопка «Слияние», имеющаяся в Ворде, в графе «Рассылок». В графе «Начать слияние» нужно задать «Пошагового мастера слияния».

Затем справа откроются специальный раздел для прохождения 6 шагов:

 

• «Писем».
• «Текущего документа».
• «Использования списка».

В моем случае данные находятся в Екселе. Мне нужно отыскать интересующий файл, щелкнуть по нему 2 раза, и в окошке «Получатели слияния» будут отображены все задействованные ячейки. Кнопка «ОК» обеспечит связь между Ексель и Ворд. Остается произвести настройку полей, где предусмотрена вставка ячеек из Екселя. Для этого следует воспользоваться командой «Вставка поля слияния», указать интересующие графы: «Фамилия, имя, отчество», «номер», «срок действия», «итого». Так в указанных пунктах договора будет отображена информация из Екселя. Очень удобное решение при работе с договорами.

 

Видео