Инструкция по созданию сводных и простых таблиц Excel

Построение сводных и простых инструментов, с формулами и без, требует выделения задания заданного количества ячеек и выбора способа дальнейших действий:

 

1. Создать границы с помощью значка «Все границы», размещенного во вкладке «Главная» - «Шрифт».
2. Воспользоваться функцией «Вставка» с дальнейшей активацией кнопки «Таблицы», где предоставляется возможность создания простых и сводных инструментов.
3. Применить сочетание кнопок Ctrl+T или CTRL+L.

 

 

Важно знать:

 

1. При выборе диапазона, содержащего данные для заголовка, следует установить флажок «Таблицы с заголовками».
2. При создании таблиц отображается панель «Работа с таблицами», где имеется закладка «Конструктор», ее инструменты позволяют настраивать или редактировать таблицы.
3. Версия 2003 не имеет специальных строк (со значком*) для быстрого добавления новых строчек.

 

Особенности построения сводных таблиц

 

Для группировки и суммирования большого объема информации в сжатые форматы, простоты отчетности и анализа, служат сводные таблицы. Они позволяют обеспечить сортировку, подсчет и суммирование данных.

 

 

Пользователям предоставляется возможность осуществления вычислений без использования формул или копирования ячеек. Достаточно использовать файл с двумя и более заполненными полями. Альтернативным способом станет использование внешних источников (Access) для вставки в таблицу Ексель.

 

 

Перед тем, как создать сводную таблицу в Еxcel, важно знать об основных критериях, определяющих удобство ее использования:

 

• Обязательно наличие одной или нескольких колонок с идентичными значениями (для наглядности на фото отображен столбец «ProductType» с повторяющимися надписями «Table» or «Chair»).
• Содержания числовых значений, используемых для сравнивания и суммирования в документе (для примера на фото приведена колонка «Sales», заполненная цифрами).

 

 

• Обязательной активации мастера сводных таблиц. Для его запуска следует кликнуть по кнопке «Вставить» в верхней части окна Ексель и нажать на вкладку «Сводная таблица» с левой стороны ленты вставки. Для пользователей версии 2003 предлагается активировать закладку «Данные» и выбрать кнопку «Сводные таблицы».

 

 

• Выбора данных, предусмотренных к использованию. По умолчанию Ексель выделит всю информацию, которую содержит активный лист. Кликнув мышью, достаточно перетащить ее и обозначить заданную область документа, или написать область ячеек в ручном режиме.
• При использовании внешних источников данных, следует активировать кнопку с одноименным названием и кликнуть по закладке «Выбор подключения», указав путь для создания базы данных на ПК.

 

 

• Определившись с местом расположения сводных таблиц, следует предусмотреть наличие опций размещения в том же окне. По умолчанию Ексель произведет установку таблицы на новом документе, обеспечив возможность переключения через закладки внизу окна. Для удобства, предусмотрен вариант размещения сводных таблиц на заполненном документе, что требует выбора ячейки, где она будет построена.

 

На последнем этапе остается кликнуть OK, что приведет к размещению сводной таблицы и смене интерфейса.

 

Как настроить сводную таблицу?

 

 

Добавить поле строки. Сводные таблицы позволяют сортировать данные в строках и колонках. Добавление значений определяет структурные характеристики таблицы. Для вставки информации требуется переместить поля из перечня полей с правой стороны в список строчек сводной таблицы.

 

Для примера: продавец реализует 2 товара: столы и стулья. В таблице с объемом товара (Sales) указаны типы изделий (ProductType), реализованные в 5 торговых точках (Store). Задача заключается в выяснении продаж отдельных магазинов.

 

Действия: переместив поле Store из перечня полей в перечень строк, отобразится ряд торговых точек (в виде отдельных строк).

 

 

Добавить поля столбца, обеспечивающие сортировку и отображение данных. В приведенном выше примере поле Store добавили к разделу полей строк. Для обзора проданного количества отдельных товаров, следует переместить поле ProductType в поля колонок.

 

 

Добавить поля значения. Необходимо кликнуть мышью и переместить поле Sales в зону поля количественных показателей. Они предоставят к обзору результат общей реализации товаров в отдельных торговых точках и колонка Total (итого) с правой стороны. Допускается возможность перетаскивания полей в заданные разделы под их списками с правой стороны (вместо размещения в таблице).

 

 

Добавить поля в секции для повышения контроля над отображением данных. Например, компания выпускает несколько видов столов и табуреток. В документе указывается не только стулья или столы (ProductType), но и конкретные модели реализованной мебели (Model).

 

Переместить поле Model к секции полей колонок, отображающих отчет реализации отдельных моделей и типов. Допускается изменение порядка размещения заголовка, воспользовавшись стрелками «Вверх» или «Вниз» возле полей (с правой стороны в углу окна).

 

 

Смена вида отображаемых данных. Активировав стрелку рядом с полем значений, следует кликнуть по кнопке «Свойства поля» и изменить порядок расчета значений. Так, пользователям предоставляется возможность вывода значений в процентном соотношении или средних показателей вместо суммы.

 

Неоднократное добавление одного и того же поля в значения. На фото выше сумма продаж отображается по отдельным магазинам. При повторном добавлении поля Sales, можно производить смену свойств значений, что способствует отображению второго поля Sales в процентном соотношении относительно валовой суммы продаж.

 

 

Узнать больше об управлении значениями. Предусмотрено несколько способов смены расчета значений:

 

• Сумма - выставленный по умолчанию параметр, где указаны результаты вычислений суммирования данных конкретного поля.
• Количество – определяет число ячеек с информацией в указанном поле.
• Среднее – выводит средние параметры всех значений поля.

 

 

Добавить фильтры. В меню «Фильтровать отчеты» имеются поля для пролистывания сводки чисел, отсеянных в результате фильтрации совокупности данных. Они позволяют фильтровать отчетные данные. Для примера: при настройке поля Store как фильтрующего элемента вместо строк, предоставляется выбор отдельных магазинов и анализ количества реализуемого товара или просмотр нескольких торговых точек в одно время.

 

Отзывы пользователей

 

Марина Шпак, 41 год, Красноярск

При работе с круговыми диаграммами, графиками и создании выпадающих списков, я предпочитаю пользоваться умными таблицами. Для ИХ построения следует произвести ряд действий:

 

• Выбрать заданный диапазон ячеек.
• Перейти в закладку «Вставка».
• Активировать кнопку «Таблицы».
• В открывшемся диалоговом окне будет отображен выбранный диапазон, где следует поставить галочку против таблиц с заголовками.

 

 

Елена Нестеренко, 34 года, СПб

Думаю, многим будет интересно знать, как построить таблицу Ексель с применением встроенного редактора. Хочу поделиться краткой инструкцией для начинающих пользователей:

 

Выделите предварительно созданную таблицу полностью с шапкой и значениями. В закладке «Главная» в группе «Стили» активируйте кнопку «Форматирование», где будет предложен список доступных стилей.

 

 

В диалоговом окне отобразится диапазон ячеек для табличных данных. Достаточно поставить галочку в поле «Таблицы и заголовки», «ОК».

 

 

Вид таблицы будет соответствовать стилю. На скрине не видно из-за предварительного форматирования области документа.

 

 

Убрав границы и заливку для заголовков колонок, отобразился заданный стиль.

 

 

Для добавления новой колони или строчки, следует обеспечить ввод данных в любую ячейку, прилегающей к таблице и кликнуть по кнопке «Enter», что приведет к авторасширению.

 

 

При выделении табличных данных, на ленте отобразится новая закладка «Работа с табличными данными» – «Конструктор». Она предусмотрена для создания названия таблицы, создания сводных таблиц, добавления строк итогов, выделение цветом областей, изменение стиля.

 

 

Анна Голубкова, 25 лет, Москва

Так как мне часто приходится распечатывать таблицы, я вынуждена соблюдать обязательное условие по ограничению и разделению данных. Опишу простой пример создания таблицы в Ексель:

 

Начну с создания шапки. Следует указать наименования ячеек. Если они не помещаются, можно увеличить размер ячеек: подвести курсор к наименованию колонки (оно отобразится в виде черной стрелки с разносторонним направлением) и переместить на заданный промежуток.

 

 

Для размещения текста в ячейке, удобно активировать опцию «Перенос». Кликнув по ячейке с имеющимися значениями, в закладке «Главная» в группе «Выровнять» кликнуть по кнопке «Перенести».

 

 

Остается внести данные в документ. В ячейке D8 оптимальным вариантом станет перенос текста, открывающий полный обзор информации и создание ячеек равной высоты. Предлагаю выделить ячейки в интересующей колонке, и на закладке «Главная» в группе «Ячейки» нажать на кнопку «Формат». Выбрать из списка «Высота строчек».

 

 

В качестве альтернативы служит функция «Автоподбора высоты строчек».

 

 

В закладке «Главная», разделе «Шрифт» и «Выровнять», предусмотрены клавиши для форматирования табличных данных. Там же имеется возможность создания границ путем выделения интересующей области и активации черной стрелки возле кнопки, выбора закладки «Все границы».

 

Видео